Se antes no onboarding as empresas apenas faziam apresentações formais e levavam o recém-chegado para assinar a papelada, hoje esse processo está muito mais humano e estratégico. 

O onboarding é uma experiência de aprendizagem, quando o colaborador conhece a nova empresa e entende as dinâmicas, processos, valores e a cultura que acontece lá dentro.

É nesse momento que ele terá as primeiras impressões do novo ambiente e precisa ser bem acolhido.

Ele deve se sentir seguro, motivado e, assim, desempenhar um bom trabalho e trazer resultados desde o início de sua jornada na organização.

A importância de um onboarding estruturado para a empresa e o colaborador

Onboarding é um processo de integração realizado com colaboradores recém-contratados por uma empresa, com o objetivo de agilizar sua adaptação à cultura e aos métodos de trabalho. 

É como embarcar em uma nova jornada: o profissional chega a bordo e precisa entender o funcionamento do navio o quanto antes.

Mais do que um treinamento corporativo, o onboarding de entrada bem estruturado oferece uma recepção acolhedora, promove conexões com a equipe e mostra, na prática, como a empresa vive seus valores.

Para o empregador, um onboarding eficiente reduz o turnover precoce, acelera o tempo até a produtividade e melhora a experiência geral de permanência. Para o novo talento, cria um ambiente favorável ao aprendizado e ao sentimento de pertencimento, aspectos fundamentais para o engajamento a longo prazo.

Etapas para o processo de integração

Se você quer garantir a retenção de talentos e engajamento desde o primeiro dia na empresa, é melhor proporcionar um onboarding memorável para os novos colaboradores. Confira nossas dicas para uma integração impecável:

1. Planeje a jornada

O onboarding exige planejamento completo e personalizado, considerando as especificidades de cada cargo. Tudo começa no pré-onboarding, com:

• Coleta de documentação e assinatura digital do contrato;
• Envio de carta para abertura de conta-salário;
• Envio ou subsídio de equipamentos;
• E-mail de boas-vindas com instruções claras.

Depois, organize marcos de 30, 60, 90 e 120 dias, com metas bem definidas para cada fase. Dessa forma, garante que as informações sejam bem distribuídas ao longo do tempo e o funcionário se adapte com calma.

2. Comece o mais rápido possível

Iniciar o onboarding assim que o candidato aceita a proposta é uma prática essencial. 

Apresente o cronograma de integração, envie materiais institucionais e oriente sobre o primeiro dia para diminuir a ansiedade.

Algumas empresas liberam o acesso à plataforma de onboarding antes do início oficial, otimizando o tempo de aprendizado.

3. Faça uma apresentação cativante

A primeira impressão importa. Apresente a cultura e os valores da empresa de forma inspiradora, contextualizando com histórias reais. No presencial, faça um tour pelas instalações. No remoto, use mapas virtuais ou vídeos interativos.

4. Entregue um kit de boas-vindas

Um kit bem pensado demonstra cuidado. Inclua:

• Materiais de uso diário (caneta, bloco, crachá);
• Manual do colaborador;
• Carta do CEO;
• Brindes personalizados;
• Livros de desenvolvimento profissional.

5. Organize a estação de trabalho

Garanta que a mesa ou ambiente de trabalho esteja preparado, com equipamentos configurados e materiais organizados. Isso acelera a produtividade e comunica profissionalismo.

6. Agende o treinamento de softwares e ferramentas

Na primeira semana, os treinamentos de sistemas e ferramentas devem estar programados. Entregue logins, senhas e orientações de uso para evitar atrasos e inseguranças.

7. Nomeie um colega / mentor

Escolha um padrinho ou madrinha: um colega com experiência que possa guiar o novo colaborador, mostrar os bastidores e responder a dúvidas informais. Esse apoio humano faz toda a diferença.

Como personalizar o onboarding para diferentes funções e equipes

Cada área da empresa tem suas particularidades  – e o onboarding precisa refletir isso. Personalizar a jornada de integração é essencial para garantir que o colaborador entenda o contexto, as expectativas e os desafios específicos de sua função.

Isso significa ir além do onboarding padrão e adaptar a linguagem, os conteúdos e as atividades ao dia a dia daquela equipe, considerando também aspectos pessoais, como a geração da pessoa, seu perfil comportamental, aspirações, etc.

• Contextualize os valores e a cultura do setor específico;
• Detalhe as responsabilidades com clareza;
• Mostre como o cargo impacta nos resultados da empresa;
• Estimule a empatia e a escuta ativa nos primeiros dias;
• Adapte treinamentos conforme as ferramentas e rotinas da equipe;
• Crie experiências práticas que simulem os desafios reais da função;
• Compartilhe cases de sucesso do setor para inspirar;
• Ofereça mentorias com lideranças da mesma área de atuação.

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O papel da tecnologia na otimização do processo

A tecnologia permite escalar o onboarding sem perder a personalização. Plataformas digitais de onboarding reúnem conteúdos, cronogramas, treinamentos e indicadores em um só lugar, facilitando o acompanhamento.

Softwares de RH integrados permitem automatizar tarefas como coleta de documentos, assinatura de contratos e liberação de acessos, otimizando o tempo do time de Gente & Gestão.

A realidade virtual e os vídeos imersivos também ganham espaço como recursos para simular o ambiente de trabalho, facilitar o reconhecimento de processos e criar uma experiência marcante.

Indicadores para medir o sucesso

O sucesso do onboarding pode (e deve) ser medido. Um dos principais indicadores é o tempo para atingir o primeiro marco de produtividade. Quanto mais rápido esse tempo, mais eficiente foi o processo.

Outro ponto fundamental é a taxa de retenção nos primeiros 90 dias. Um aumento nesse indicador é sinal de que a experiência inicial foi positiva e contribuiu para a permanência.

Também vale acompanhar o índice de satisfação do colaborador com a experiência de onboarding, por meio de pesquisas curtas ao final de cada fase do processo.

Para fechar, inclua feedbacks constantes: do novo colaborador, dos pares e da liderança. Entenda se ele se sente integrado, valorizado e preparado. A escuta ativa é uma das ferramentas mais poderosas para evoluir continuamente o onboarding.

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